• Preparación de convocatorias de Juntas de Propietarios (ordinarias y extraordinarias) y asistencia a las mismas.

• Confección de modelos de boletines de delegación/representación en Juntas de Propietarios.

• Redacción, transcripción, custodia y difusión de las actas de las Juntas de Propietarios.

• Ejecución de las decisiones aprobadas por las Juntas de Propietarios de manera diligente y responsable.

• Archivo y custodia de todos los libros y documentos de la Comunidad.

• Gestión administrativa de todos los asuntos relacionados con la Comunidad.

• Realización de certificados e informes.

• Representación de la Comunidad ante terceros.

• Elaboración del presupuesto anual (gastos e ingresos previstos) y distribución del mismo en función de los respectivos coeficientes de participación, determinando las cuotas que correspondan a cada comunero.

• Gestión integral de recibos (domiciliados y no domiciliados).

• Seguimiento, control, reclamación y cobro de morosos y deudores.

• Control y pago de todas las obligaciones económicas de la Comunidad.

• Liquidación y pago de impuestos, retenciones y tasas.

• Realización de estados contables trimestrales.

• Presentación de las cuentas anuales de cierre de cada ejercicio dentro de los tres primeros meses de la siguiente anualidad.

• Elaboración y presentación de toda la información contable de manera comprensible y clara.

• Gestión contable en tiempo real, velando por el mantenimiento de la estabilidad económica de la Comunidad y de sus servicios.

• Archivo y custodia de toda la documentación contable de la Comunidad.

• Realización de visitas periódicas a la Comunidad, anticipándonos a las necesidades de mantenimiento del edificio (mantenimiento preventivo y correctivo).

• Verificación, revisión y control quincenal del estado del edificio y de sus elementos e instalaciones comunes, así como del cumplimiento de las medidas de seguridad de los mismos, proponiendo, en su caso, la adopción de cuantas medidas se estimen pertinentes al respecto.

• Verificación y control del cumplimiento de los plazos de inspección de los elementos e instalaciones comunes del edificio por las empresas competentes.

• Verificación, seguimiento y control del cumplimiento de los términos acordados con las distintas empresas contratadas, a fin de que las mismas se adecuen a lo estipulado en sus correspondientes contratos.

• Comprobación de la existencia, vigencia y coberturas de las pólizas de seguro suscritas por la Comunidad, presentando, en su caso, un plan de reducción y/o reajuste de costes y optimización de los contratos en vigor y mejorando sus prestaciones.

• Gestión, seguimiento, control y atención diligente de avisos de siniestros, incidencias y averías hasta su completa y correcta resolución, procurando que, en situaciones urgentes, las reparaciones se efectúen en un plazo máximo de 24/48 horas.

• Gestión, seguimiento y control técnico de las obras de conservación, reparación, mejora e instalación de nuevos servicios y suministros comunes del edificio hasta su completa y correcta resolución y/o finalización, presentando a tal fin a la Comunidad varios presupuestos (sin perjuicio de los que ésta pudiere recabar por sí misma), asesorando sobre la mejor opción/solución en cuanto a calidad/precio y garantizando siempre una total y absoluta transparencia en nuestra gestión.

• Tramitación y seguimiento de los partes de siniestros cubiertos por los seguros suscritos por la Comunidad hasta su completa y correcta resolución o, en su caso, hasta el cobro efectivo de la indemnización que la compañía aseguradora deba reembolsar.

• Realización de cuantos trámites sean necesarios para la legaliación de obras, obtención de licencias, obtención de permisos y ayudas para la realización de rehabilitaciones y/o adaptaciones del inmueble (fachadas, ascensores, etc.) y, en general, de cuantas gestiones hayan de realizarse a tales efectos ante el Ayuntamiento y/o cualesquiera Organismos Públicos.

Gestión y/o control de las cuestiones laborales relacionadas con los empleados de la Comunidad, si los hubiere:

• Realización de contratos, nóminas, seguros sociales y declaraciones de I.R.P.F.

• Tramitación de partes de incapacidad laboral transitoria y accidentes de trabajo.

• Búsqueda de sustitutos para vacaciones y festivos y realización de contratos laborales de temporada.

• Seguimiento y control del cumplimiento de la jornada laboral.

• Asesoramiento al Presidente y a los propietarios en materia de Propiedad Horizontal y en cualquier aspecto relativo a la Comunidad, velando por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios.

• Esclarecimiento de dudas sobre la administración de las partes comunes y mediación en conflictos referentes a las mismas.

• Elaboración de contratos de alquiler, compraventa y traspasos referentes a los pisos, locales, garajes y/o trasteros de la Comunidad.

• Gestión de arrendamientos de elementos comunes de la Comunidad.

• Desafección y enajenación de elementos comunes de la Comunidad.

• Arbitraje y mediación en controversias entre copropietarios en que así se nos requiera y fuere posible.

• Asistencia para la reclamación judicial y/o extrajudicial de morosos y recibos impagados.

• Representación de la Comunidad ante las autoridades administrativas y judiciales.

• Puesta a disposición de los comuneros de una sencilla e intuitiva Aplicación para dispositivos moviles que contribuirá, sin lugar a dudas, a que tanto los propietarios como los representantes de la Comunidad estén plenamente informados instantaneamente sobre los asuntos que les interesan.

• Posibilidad de solicitar información, ordenar gestiones y/o comunicar averías, incidencias o sugerencias, garantizando una gestión y respuesta más ágil y rápida hacia las comunidades.

• Ahorro de costes en comunicados a comunidades.

• Descarga directa y gratuita para todo el mundo

Asesoramiento y resolución de consultas de carácter técnico relacionadas con la Comunidad. Entre otras cuestiones:

• Calefacción, agua caliente, aire acondicionado; reglamento e instrucciones técnicas de las canalizaciones de agua, electricidad, gas, telefonía, porteros, etc.

• Antenas de televisión, radioaficionados, vídeos comunitarios; normativa reguladora del uso y utilización de antenas colectivas y/o parabólicas.

• Prevención de incendios, pólizas de seguros (multirriesgo, incendios, responsabilidad civil); obligación de instalación de extintores.

• Garajes, normativa y uso; reglamento de régimen interior.

• Piscinas; condiciones higiénico-sanitarias; reglamento sobre su utilización.

• Animales domésticos; ordenanza municipal reguladora sobre tenencia de perros y otros animales domésticos.

Cuando se trate de Comunidades de nueva creación realizaremos, además, todas las gestiones y trámites necesarios para su constitución formal, organización y correcta “puesta en marcha”. Entre otros:

• Registro y análisis de toda la documentación correspondiente al edificio (escritura de división horizontal y obra nueva, certificado final de obra, proyecto final de obra y memoria, datos de los propietarios y de sus coeficientes de participación, boletines de instalaciones –electricidad, agua, gas, ascensores, etc.-, licencia de actividades y funcionamiento de las instalaciones, libro del edificio, etc.).

• Convocatoria y celebración de la Junta General de Constitución de la Comunidad (redacción y aprobación de estatutos y reglamento de régimen interior, nombramiento de cargos directivos y aprobación de la dotación inicial de fondos y, en su caso, del presupuesto inicial estimado).

• Confección del presupuesto inicial estimado de la Comunidad y distribución del mismo en función de los respectivos coeficientes de participación, determinando las cuotas que correspondan a cada comunero.

• Diligencia y legalización del Libro de Actas.

• Obtención del C.I.F. de la Comunidad.

• Apertura de cuentas bancarias a nombre de la Comunidad.

• Contratación, en su caso, de las empresas de mantenimiento y suministros (luz, agua, gas, ascensores, equipos de prevención de incendios, seguros, limpieza, portería, mantenimiento, vado cocheras, placas buzones, etc…).